De gemeente Heemskerk beschikt over een regionaal door de raden vastgestelde informatievisie (Informatievisie 2016-2020 IJmond gemeenten) en een door de colleges vastgesteld informatiebeleid (Informatiebeleid 2017-2020 IJmond gemeenten). Samen vormen deze de basis en het kader waarbinnen uitvoering gegeven kan worden aan informatiemanagement en automatisering (ICT) binnen onze organisatie.

Samengevat is de kernboodschap van de informatievisie en het daaruit volgend beleid dat we als IJmond gemeenten, waar mogelijk in gezamenlijkheid, de landelijk ontwikkelingen nauwgezet volgen en vanuit de positie van ‘slimme volger’ implementeren. Leidraad daarbij is de zogenaamde landelijke Digitale Agenda 2020 en inmiddels de gezamenlijke aanpak van de VNG onder de noemer ‘Samen Organiseren’.

Daarbij wordt een projectmatige manier van werken voorgestaan waarbij dienstverlening leidend is voor de inrichting van de ICT. ICT-projecten bestaan niet, wel projecten met een ICT-component. Informatiebeveiliging en privacy zijn belangrijke aspecten en het beleid daarvoor is in hoge mate medebepalend voor de inrichting van onze informatievoorziening en ICT.

De doelstellingen van de Digiale Agenda 2020 zijn:

• Meer datagedreven werken.
• Optimaliseren van een gemeenschappelijke infrastructuur.
• Samen Organiseren: gezamenlijke producten ontwikkelen op een gezamenlijke technische infrastructuur.
• Verbeteren dienstverlening inwoners.
• Verbetering dienstverlening ondernemers.
• Verder brengen van innovatie en onderzoek.

Deze doelstellingen zijn landelijke doelstellingen maar daardoor ook tevens Heemskerkse doelstellingen. Bijzondere aandacht zal door ons worden gegeven aan het ontwikkelen en implementeren van datagedreven werken: het door het combineren van data en het slim gebruik daarvan bijdragen aan betere beleidsvoorbereiding en –uitvoering. Dat doen we op basis van de bij ons beschikbare data en waar mogelijk zoeken we daarbij de samenwerking met de IJmond gemeenten of andere partijen, zoals bijvoorbeeld het CBS.

Onder de noemer ‘Samen Organiseren’ werken gemeenten in samenwerking met de VNG  aan een landelijk meer gestandaardiseerde dienstverlening en aan een landelijke informatie- en technische infrastructuur. Kern daarvan is dat gemeenten gebruik kunnen gaan maken van een gezamenlijk en goed beveiligd eigen netwerk, waarin gemeenten eigenaar zijn van de data en leveranciers hun produkten daarop kunnen laten aansluiten.

Onderdeel van Samen Organisere is Common Ground (‘gezamenlijk grondgebied’: dit project  beoogt een landelijke gezamenlijke oplossing voor het beheren van hard- en software, veelal  buiten het eigen gemeentehuis en op een privacy- en beveiligingstechnisch verantwoorde wijze. Deze ontwikkeling is nog pril zal de komende jaren stapsgewijs gerealiseerd gaan worden. Wij volgen dit op de voet vanuit onze rol van ‘Slimme Volger’ en zijn alert op de toepassingsmogelijkheden.

Informatiebeheer

Informatiebeheer blijft de gemeentelijke bedrijfsvoering en haar digitale dienstverlening ondersteunen door verder te gaan met de digitalisering van werkprocessen, producten en diensten. Hierdoor worden de digitale aanvragen van burgers en bedrijven efficiënter afgehandeld. Er wordt gewerkt met zo generiek mogelijk ingerichte processen, dit bevordert de digitale samenwerking in de keten.

Het berichtenverkeer van en naar inwoners en ondernemers verloopt steeds meer digitaal, van webformulier tot berichtenbox van MijnOverheid. Door de procesgerichte aanpak worden informatiebehoeftenvertaald naar informatievoorziening. Een kwalitatief goed werkend informatiebeheer, digitaal of fysiek, blijft van wezenlijk belang voor het functioneren van het de gemeente die in de basis een informatieverkende organisatie is.

Informatie dient samenhangend en voor langere tijd te worden opgeslagen en soms permanent te blijven bewaard. Naast  formele maatregelen en afspraken versterken we de grip op het beheer van informatie, onder andere door een vernieuwd zaaksysteem, een digitale archiefbewaarplaats, implementatie van beleid. Ook is er aandacht voor rationalisatie van het applicatielandschap, dat betekent het doelmatig inzetten van software en het zo goed mogelijk benutten van de mogelijkheden daarvan. Tot slot streven we ernaar door verdergaande digitalisering het papiergebruik te verminderen.

Gegevensbescherming

Het beveiligen van informatie en het beschermen van gegevens heeft een hoge prioriteit. Het is helaas niet mogelijk om dit voor 100% te realiseren, maar dat neemt niet weg dat we een maximale inspanning op dit vlak nastreven. Naast technische- en juridische invalshoeken gaat het ook om houding en gedrag van een ieder die met gegevens omgaat. Er worden dan ook permanent inspanningen verricht om het bewustzijn hierover te vergroten.

Leidraad voor ons handelen is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast implementeren wij onverkort de adviezen en voorbeelden van de Informatiebeveiligingdienst (IBD) en VNG.

De inspanningen die verricht worden vinden momenteel nog plaats binnen de huidige ter beschikking gestelde middelen. Daar zit weinig rek meer in. Het is niet uit te sluiten dat er in de toekomst meer en zwaardere maatregelen gewenst en nodig zijn naar aanleiding van de implementatie van wet- en regelgeving. Als dat zo is komen we daar in een later stadium met aanvullende voorstellen middels de planning & control cyclus op terug.